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La difficulté n’est pas de trouver des informations, mais de :

• choisir ce qui est vraiment pertinent,
• organiser les contenus de façon logique,
• les présenter de manière simple pour celles et ceux qui devront les utiliser au quotidien.

Nous partons du principe que « trop d’information tue l’information ». Dans un contexte de surcharge informationnelle, l’enjeu n’est plus l’accès aux données, mais quelle information retenir, comment la présenter et au service de quelle décision.

La méthode que nous proposons vous aide à :

• aller à l’essentiel,
• clarifier vos messages,
• produire des documents professionnels de qualité… même dans un temps limité.

Champs d’application de la méthode

Cette méthode en 5 étapes s’applique à de nombreux types de supports, qu’ils soient simples ou complexes :

• Création d’un tableau Excel (suivi, calculs, synthèse, indicateurs)
• Création d’un fichier Excel complet (modèles, reporting, budgets, tableaux de bord)
• Création d’un document Word (procédures, rapports, contrats, modèles de documents)
• Création d’une présentation (PowerPoint ou équivalent : pitch, reporting, formation, projet)
• Création d’un formulaire (saisie d’informations, demandes internes, enquêtes, inscriptions)
• Développement d’un micro-logiciel Excel (outils métiers, calculs complexes, automatisation)
• Développement d’un logiciel ou outil sur mesure (gestion, pilotage, suivi d’activité)

Que vous travailliez sur Excel, Word ou des outils plus avancés, la logique reste la même : clarifier, structurer, simplifier.

Méthodologie : une approche en 5 étapes

La méthode repose sur 5 étapes successives qui permettent de clarifier l’objectif, de structurer le document et de limiter la surcharge d’informations. Elle réduit le risque de dispersion et d’ajouts non essentiels.

1. Définir un objectif clair et précis
   Que doit permettre le document ? Pour qui ? Dans quel contexte ? Pour prendre quelles décisions ?
2. Esquisser la structure sur papier
   Avant d’ouvrir Word ou Excel, tracer la structure générale : sections, blocs, zones de saisie, calculs, messages clés.
3. Construire la structure dans le bon logiciel
   Reproduire cette esquisse dans l’outil adapté (Excel, Word, PowerPoint, etc.) en posant le « squelette » du document.
4. Ajouter les fonctionnalités spécifiques
   Intégrer les éléments techniques : formules, formats, macros, listes déroulantes, liens, automatisations…
5. Vérifier la conformité avec l’objectif initial
   Relire le document en se posant une question simple :

Est-ce que ce document répond clairement à l’objectif fixé, sans surplus d’information ?

Cette méthodologie permet de gagner du temps, de produire des documents professionnels et de faciliter la compréhension pour leurs utilisateurs.

Étape 1 – Définir un objectif clair et utile

Cela peut sembler évident, mais tout document performant commence par un objectif bien défini. C’est lui qui sert de fil conducteur à toutes les étapes de création. Sans objectif clair, on se disperse, on surcharge… et le document devient rapidement illisible ou inutilisable.

Pour formuler votre objectif, vous pouvez utiliser une méthode comme SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) ou toute autre approche qui vous aide à clarifier vos intentions.

Un bon objectif doit être :

• réaliste par rapport au contexte,
• le plus clair possible,
• directement lié à votre besoin (décision, suivi, reporting, communication…).

Si le document est destiné à d’autres utilisateurs (collègues, direction, partenaires), il est essentiel de bien comprendre :

• dans quel environnement il sera utilisé,
• par qui,
• pour faire quoi concrètement.

Vous créez ce document pour eux, pas pour vous.

Trier l’information : l’essentiel, le nécessaire, le superflu

Avec l’expérience, on constate que, dans la majorité des documents (rapports, tableaux Excel, logiciels, formulaires), les informations se répartissent souvent ainsi :

• 30 à 40 % : informations essentielles, réellement utiles au pilotage ou à la décision
• 30 à 40 % : informations nécessaires mais secondaires, consultées plus occasionnellement
• 20 à 30 % : informations peu ou jamais utilisées, ajoutées “au cas où”

Ces proportions sont issues de près de 25 ans de pratique dans la création de documents, outils et logiciels de gestion.

On sait aussi qu’en moyenne, une personne n’utilise qu’environ 30 % des capacités de ses équipements ou logiciels. Il en va souvent de même pour les formulaires, les fichiers Excel ou les rapports : une partie importante du contenu ne sera jamais réellement exploitée.

Dès cette première étape, l’enjeu est donc de :

• cibler l’essentiel,
• limiter le superflu,
• et poser un objectif qui vous aidera à décider quoi inclure… et surtout quoi laisser de côté.

Étape 2 – Dessiner un plan directeur du document

Une fois l’objectif clarifié, la deuxième étape consiste à dessiner la structure de votre document sur une simple feuille de papier. Il s’agit de créer un plan directeur de votre contenu avant d’ouvrir Word, Excel ou PowerPoint.

Concrètement, vous allez positionner :

• les zones de texte,
• les colonnes et lignes (pour les tableaux ou fichiers Excel),
• les totaux, indicateurs ou zones de calcul,
• les logos, titres, sous-titres,
• les zones de saisie si vous créez un formulaire.

Cette étape permet de :

• évaluer la complexité réelle de votre idée quand il s’agit de la mettre en forme,
• anticiper les contraintes (espace, lisibilité, logique de lecture),
• éviter de se lancer tête baissée dans le logiciel et de perdre du temps en modifications.

Imaginez que je vous demande de visualiser une maison. C’est assez facile.
Mais si je vous demande ensuite de la dessiner dans ses moindres détails pour la construire, vous réalisez vite que chaque élément doit trouver sa place, respecter des contraintes, s’articuler avec les autres. Il en va de même pour un document : ce qui est clair dans votre tête ne l’est pas toujours sur la page.

En dessinant votre plan directeur, vous obtenez :

• une vue d’ensemble du document,
• une première idée de sa lisibilité,
• la capacité à vous mettre à la place de quelqu’un qui le découvre pour la première fois (utile notamment pour un formulaire ou un fichier à remplir).

Vous pouvez utiliser des formes simples, des flèches, des couleurs :
l’objectif n’est pas le détail, mais la structure globale.
C’est ce schéma qui servira de base solide à la création du document dans le logiciel choisi.

Étape 3 – Design et mise en forme du document

C’est ici que commence la phase de réalisation concrète. À cette étape, vous transformez votre plan directeur en un document réel dans le logiciel de votre choix (Excel, Word, PowerPoint, outil métier, etc.).

Votre objectif : traduire fidèlement ce que vous avez dessiné à l’étape précédente, sans réinventer le projet en cours de route.

Cette étape demande :

• de la concentration,
• de la minutie,
• un soin particulier apporté à la mise en forme.

Les éléments suivants jouent un rôle clé dans l’efficacité de votre document :

• le design global (organisation des blocs, aération, lisibilité),
• le choix des couleurs (cohérence, sobriété, contraste),
• les objets et éléments graphiques (icônes, encadrés, graphiques, logos),
• la hiérarchie visuelle (titres, sous-titres, zones importantes mises en valeur).

À ce stade, il s’agit d’exécution, pas de conception :

• on respecte le plan défini en amont,
• on n’ajoute pas de nouvelles idées ou de nouvelles informations “en cours de route”,
• on évite de modifier sans cesse la structure.

Sinon, vous perdez rapidement votre fil conducteur… et l’alignement avec l’objectif défini à l’étape 1.

Si vous constatez que :

• la réalisation est trop complexe,
• le résultat ne correspond pas à votre besoin,
• ou que le document devient confus,

alors stoppez la mise en forme et revenez aux étapes 1 et 2.
C’est souvent le signe que l’objectif doit être clarifié ou que la structure initiale doit être simplifiée.

Quand on a peu l’habitude de créer des documents, il est fortement déconseillé d’improviser :
l’imagination prend vite le dessus… et le document devient chargé, difficile à utiliser et à maintenir.

Étape 4 – La technique : fonctionnalités, formules et automatisation

Une fois la structure et le design stabilisés, vient l’étape de la technique.
C’est ici que vous ajoutez les éléments qui vont rendre votre document fonctionnel et performant :

• listes déroulantes
• champs nommés
• formules de calcul (simples ou complexes)
• macros et automatisations VBA
• objets spécifiques (boutons, graphiques, contrôles de formulaire, etc.)

Pourquoi seulement maintenant ?

Parce que ces éléments techniques doivent s’appuyer sur une structure stable.
Si vous ajoutez des formules, des macros ou des champs nommés sur un document dont la mise en page change encore, vous augmentez :

• le risque d’erreurs,
• le risque d’oubli (formules non mises à jour, liens cassés),
• la complexité de maintenance du fichier ou du logiciel.

Une erreur fréquente consiste à utiliser la technique pour compenser une mauvaise conception ou un design approximatif. C’est possible… mais fortement déconseillé si vous voulez un document ou un outil :

• fiable,
• durable,
• compréhensible,
• facile à faire évoluer.

Bien nommer, bien structurer : la clé de la maintenabilité

Si vous développez des macros, du code VBA ou des fonctionnalités avancées, le nommage des champs, des plages et des balises est crucial.

Un bon nommage permet de :

• faire évoluer le document sans tout casser,
• faciliter la maintenance,
• permettre à une autre personne de reprendre le fichier.

Pour aller plus loin sur ces aspects (sécurité, bonnes pratiques macro, structuration du code), vous pouvez consulter nos articles dédiés à Excel, VBA et micro-logiciels de gestion.

En résumé, la technique est là pour soutenir le design et la structure, pas pour les remplacer.
Elle doit rester :

• la plus simple possible,
• sobre et lisible,
• adaptée au niveau des utilisateurs auxquels vous destinez le document.

Plus le système est complexe, plus vous multipliez les risques d’erreurs… et de non-usage.
Gardez toujours en tête cette question :

Est-ce que cette fonctionnalité technique facilite réellement la vie de l’utilisateur final ?

Étape 5 – Validation : tester le document comme un utilisateur

C’est l’étape de vérité :

Est-ce que mon document atteint réellement l’objectif fixé ?
Est-il utilisable, clair et fonctionnel pour quelqu’un qui le découvre ?

À ce stade, il ne s’agit plus de créer, mais de tester. Vous devez volontairement quitter votre posture de “concepteur” pour adopter celle de l’utilisateur final :

• Comprend-il immédiatement à quoi sert le document ?
• Sait-il où cliquer, où saisir, où lire les informations importantes ?
• Peut-il utiliser le document sans explications orales supplémentaires ?

Si vous avez du mal à prendre ce recul (ce qui est normal après y avoir passé du temps), faites appel à une ou plusieurs personnes extérieures et observez :

• où elles hésitent,
• quelles questions elles posent,
• quelles erreurs elles commettent.

Ce que vous évaluez ici, c’est l’alignement entre l’objectif initial (étape 1) et le résultat concret :

• Si l’écart est faible, quelques ajustements suffiront.
• S’il y a un décalage important (document trop complexe, peu clair, incomplet), il est parfois nécessaire de revenir en arrière, de reprendre le processus depuis l’étape 1 ou 2 et d’identifier où et pourquoi vous avez dévié.

Cette étape est souvent la plus exigeante sur le plan psychologique, car vous avez déjà investi du temps et de l’énergie dans la création de votre document.
Pourtant, elle est indispensable pour aboutir à un outil :

• utile,
• pertinent,
• efficace,
• et réellement adopté par ses utilisateurs.

C’est cette validation finale qui transforme un simple fichier ou formulaire en document professionnel, durable et au service du pilotage de votre activité.

Conclusion – Transformez une méthode en résultats concrets

Sur le papier, cette méthode en 5 étapes paraît simple, logique et presque évidente.
En réalité, il est souvent difficile de la respecter : idées de dernière minute, envie d’aller plus vite, tentation d’ajouter « encore une information ».
Résultat : des documents lourds, peu lisibles, difficiles à maintenir… et rarement utilisés à leur plein potentiel.

Pour éviter ces pièges, nous proposons des ateliers de formation pratiques dédiés à la création de documents professionnels (Excel, Word, formulaires, présentations, micro-logiciels, VBA).
Nous vous y transmettons de nombreuses recommandations concrètes, en particulier si vous utilisez des macros et du code VBA.

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Nos ateliers : aller plus loin dans la création de documents professionnels

Nos ateliers vous permettent d’approfondir et de compléter cette méthode, en abordant tous les sujets satellites qui font la différence entre un simple fichier et un véritable outil de travail :

• Études d’approches pour définir des objectifs réalistes et clairs
• Importance du graphisme, du choix des couleurs et de la mise en forme
• Différences de conception entre un document au format PDF/papier et une application interactive
• Créer sa charte graphique pour faciliter la conception, l’harmonisation et l’utilisation des documents
• Recommandations pour l’utilisation de champs nommés dans Excel
• Optimiser ses créations pour les faire évoluer et durer dans le temps
• Construire des tableaux compatibles avec une approche base de données et facilement transférables (Excel)
• Savoir quand choisir Excel ou Word pour créer un document
• Utiliser des objets de type formulaire (boutons, listes, cases à cocher…) : recommandations, limites et bonnes pratiques
• Anticiper la documentation pour les utilisateurs
• Anticiper la documentation pour la maintenance et l’évolution des fichiers

Focus VBA / macros : concevoir des outils robustes et maintenables

Nous abordons également des bonnes pratiques essentielles pour vos macros et vos développements VBA :

• Organiser, documenter et nommer ses macros
• Structurer le contenu de ses modules
• Utilisation de bibliothèques et de collections
• Optimiser ses macros pour gagner en rapidité d’exécution
• Quand utiliser des fonctions et/ou des routines
• Recommandations pour réduire la longueur du code et limiter les risques d’erreur

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Il repose sur une approche à la fois analytique et humaine, fidèle à la philosophie de humanae partners :

Une décision solide naît de la rencontre entre la rigueur des faits et la justesse du discernement collectif.

Le diagnostic Go/NoGo évalue chaque projet à travers quatre dimensions complémentaires :

1. Stratégique – cohérence avec la mission, la valeur ajoutée et la durabilité du projet.
2. Organisationnel & Humain – adhésion des équipes, leadership, charge de travail, communication.
3. Technique & Numérique – compatibilité, fiabilité, sécurité, évolutivité.
4. Financier – coûts, rentabilité, risques, retour sur investissement.

📊 Une méthode claire, partagée et documentée

Le rapport généré par le formulaire fournit une analyse consolidée des scénarios :

Cet outil offre une traçabilité décisionnelle : chaque choix est justifié, mesuré et partagé, renforçant la confiance au sein des équipes et auprès des partenaires.

• matrice risques/avantages,
• calculs automatiques de ROI, VAN et valeur totale de propriété,
• synthèse graphique facilitant la lecture,
• recommandations et plan d’action à 30 jours.

🧩 Une approche humaine et systémique

Chez humanae partners, nous considérons la décision comme un acte collectif : elle engage des personnes, des valeurs et une vision.
Le Go/NoGo n’est pas un simple calcul Excel : c’est un cadre de dialogue et de discernement qui aide les organisations à :

• clarifier leurs priorités,
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• éviter les décisions précipitées ou politiques

🚀 Un support concret pour vos projets

Disponible sous licence libre (CC BY-SA 4.0), ce diagnostic est compatible Mac / PC / Linux et exploitable avec MS-Office ou LibreOffice, sans code VBA.
Il existe en trois versions :

• Universel (tous types de projets),
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💡 En résumé

Le formulaire Go/NoGo est un outil de lucidité stratégique : il aide les organisations à décider vite, juste et bien, sans perdre de vue l’essentiel : la cohérence humaine et la viabilité collective.

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Complément d'information:

• Source : Licence CC-BY-SA 4.0

Exemple de rapport au format pdf :

Exemple_Diagnostic-Universel_GoNoGo-de-projet_V2510.pdf